OUTLOOK BASE
- Appréhender la boîte de réception Outlook
- Savoir communiquer par écrit avec un message
- Savoir filtrer et organiser ses messages de manière automatique
- Gérer ses contacts sur Outlook
- Gérer un calendrier
La formation est accessible aux agents en fonction dans les administrations communales, les CPAS, les zones de police, et les organismes régionaux et para-régionaux de la Région de Bruxelles-capitale ainsi que les membres des cabinets ministériels.
Plus précisément, la formation est destinée à tout agent qui souhaite acquérir une bonne maîtrise du logiciel dans les fonctions proposées.
- Une formation au plus près des besoins du groupe, avec des contenus complémentaires disponibles si le niveau du groupe le permet et des espaces de questions-réponses.
- Une formation incitant à l’autonomie des participants, avec des ateliers en sous-groupes supervisés et de multiples expérimentations supervisées.
- Deux débriefings par jour pour analyser les acquis, l’un en début d’après-midi, l’autre en fin de journée.
- Des supports riches, alliant supports visuels, syllabus numérisé ENI (si disponible) et des liens vers des plateformes en ligne.
Présentation générale du logiciel de messagerie
Découvrir l’interface graphique d’Outlook
- Exploiter le ruban et les onglets de Commandes
- Utiliser la barre d’outils accès rapide
- Afficher le volet de lecture et aperçu du message
- La gestion et l'organisation des dossiers sur Outlook
Comprendre la philosophie d’un outil de groupware.
Focus sur l'aide intégrée permettant de trouver une solution à chaque situation
Connaitre la différence entre la version bureau et Online
Appréhender la boîte de réception Outlook
La boite de réception :
- Afficher les messages, créer les messages, mettre en forme un message
- Lire les messages et les pièces jointes
- Répondre à un message, transférer et renvoyer un message
- Supprimer, déplacer et marquer un message
- Gérer les dossiers
- Organiser, gérer, classer ses mails
- Organiser le classement de sa messagerie par dossier, sous-dossier ou sous sous-dossier
En fonction des niveaux : Modifier un message et afficher en tant que conversations
Communiquer par écrit avec un message
Les mails :
- S’adresser à une ou plusieurs personnes (A – CC – CCI)
- Préciser l’objet et le niveau de priorité du message
- Mettre en forme un message
- Enregistrer un message dans le dossier Brouillon
- Expédier un message
- Signer un message
- Consulter les messages reçus
- Répondre – Transférer
- Gérer les messages
- Effacer des messages
- Joindre un document
- Exploiter les fichiers joints
- Découvrir les options de messages
- Suivre le courrier
- Imprimer les messages, enregistrer les messages
- La signature automatique et son paramétrage
- Le vérificateur d'orthographe.
- Le paramétrage de l'accusé de réception
Les clés d'une organisation professionnelle sur Outlook
La gestion des SPAM et des courriers indésirables
Savoir utiliser la fonction recherche
En fonction des niveaux : s’aider de Copilot, dicter son texte, les options avancées des mails.
Filtrer et organiser ses messages de manière automatique
Les règles :
- Créer des règles
- Appliquer une règle
- Modifier les paramètres
- Désactiver une règle de façon temporaire
- Supprimer une règle
Gérer ses contacts sur Outlook
Les contacts :
- Utiliser la liste d'adresses globale
- Utiliser le dossier contact
- Créer un nouveau contact
- Trier les contacts
- Créer une liste de distribution personnelle
- Sélectionner un contact ou une liste de distribution comme destinataire
- Enregistrer une adresse mail dans le dossier contacts
- Rechercher un nom ou un groupe de personnes
- Afficher les activités d'un contact
En fonction des niveaux : Utiliser les cartes de visite
Gérer un calendrier
Le calendrier :
- Utiliser les différents affichages
- Personnaliser l’affichage
- Se déplacer dans le calendrier
- Créer - déplacer - supprimer un rendez- vous
- Organiser des réunions
- Partager des agendas
Les tâches :
- Créer, modifier, renommer
- Définir la date de début et la date d'échéance d'une tâche
- Transformer un message en tâche
- Transformer une tâche en rendez-vous
- Marquer une tâche comme achevée
- Supprimer les tâches achevées
- Attribuer une tâche à quelqu'un
- Définir une périodicité
- Organiser
Prochaines sessions planifiées
PERSONNE DE CONTACT
