OUTLOOK BASIS
- De Outlook-inbox begrijpen
- Schriftelijk communiceren met een bericht
- Weten hoe je berichten automatisch kunt filteren en organiseren
- Contacten beheren in Outlook
- Een kalender beheren
De opleiding is toegankelijk voor de ambtenaren van de gemeentebesturen, de OCMW's, de politiezones en de gewestelijke en paragewestelijke instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en voor de leden van de ministeriële kabinetten.
Meer specifiek is de opleiding bedoeld voor elke ambtenaar die de aangeboden functies van de software goed wil beheersen.
- Een opleiding die zo goed mogelijk is afgestemd op de behoeften van de groep, met extra inhoud als het niveau van de groep het toelaat en vraag-en-antwoordsessies.
- Een opleiding die deelnemers stimuleert om autonoom te zijn, met workshops in subgroepen onder toezicht en meerdere experimenten onder toezicht.
- Twee debriefings per dag om te analyseren wat er is geleerd, een in de vroege namiddag, de andere aan het einde van de dag.
- Rijk materiaal, een combinatie van visuele hulpmiddelen, een gedigitaliseerde ENI-syllabus (indien beschikbaar) en links naar online platforms.
Algemene presentatie van de berichtensoftware
De grafische interface van Outlook ontdekken
- Het lint en de tabbladen met besturingselementen gebruiken
- De werkbalk Snelle toegang gebruiken
- Leesvenster en voorbeeld van bericht tonen
- Mappen beheren en organiseren in Outlook
De filosofie achter een groupware-tool begrijpen.
Focus op geïntegreerde hulp om een oplossing te vinden voor elke situatie
Het verschil weten tussen de desktop- en onlineversie
De Outlook-inbox begrijpen
De inbox:
- Berichten weergeven, berichten maken, een bericht opmaken
- Berichten en bijlagen lezen
- Een bericht beantwoorden, doorsturen en een bericht terugzenden
- Een bericht verwijderen, verplaatsen en markeren
- Mappen beheren
- E-mails organiseren, beheren en archiveren
- Het archiveren van e-mails organiseren per map, submap of sub-submap
Afhankelijk van het niveau: Een bericht wijzigen en weergeven als conversatie
Schriftelijk communiceren met een boodschap
E-mails:
- Een of meer mensen aanspreken (TO - CC - BCC)
- Het onderwerp en prioriteitsniveau van het bericht opgeven
- Een bericht opmaken
- Een bericht opslaan in de map Concept
- Een bericht sturen
- Een bericht ondertekenen
- Ontvangen berichten bekijken
- Antwoorden – Doorsturen
- Berichten beheren
- Berichten verwijderen
- Een document bijvoegen
- Bijgevoegde bestanden exploiteren
- De berichtopties ontdekken
- Mails opvolgen
- Berichten afdrukken, berichten opslaan
- Automatische handtekening en de instelling ervan
- Spellingcontrole.
- De ontvangstbevestiging instellen
De sleutels tot professionele organisatie in Outlook
SPAM en ongewenste e-mails beheren
De zoekfunctie gebruiken
Afhankelijk van het niveau: gebruik maken van Copilot, tekst dicteren, geavanceerde e-mailopties.
Berichten automatisch filteren en organiseren
Regels:
- Regels maken
- Een regel toepassen
- Instellingen wijzigen
- Een regel tijdelijk uitschakelen
- Een regel verwijderen
Contacten beheren in Outlook
Contactpersonen:
- De globale adreslijst gebruiken
- De map met contactpersonen gebruiken
- Een nieuw contact maken
- Contacten sorteren
- Een persoonlijke distributielijst maken
- Een contactpersoon of distributielijst als ontvanger selecteren
- Een e-mailadres opslaan in de map Contacten
- Zoeken naar een naam of een groep mensen
- De activiteiten van een contactpersoon bekijken
Afhankelijk van het niveau: Visitekaartjes gebruiken
Een kalender beheren
Kalender:
- De verschillende weergaven gebruiken
- De weergave aanpassen
- In de kalender navigeren
- Een afspraak maken - verplaatsen - verwijderen
- Vergaderingen organiseren
- Agenda's delen
Taken:
- Maken, wijzigen, hernoemen
- De begindatum en vervaldatum van een taak definiëren
- Van een bericht een taak maken
- Een taak omzetten in een afspraak
- Een taak markeren als voltooid
- Voltooide taken verwijderen
- Iemand een taak toewijzen
- Een periodiciteit definiëren
- Organiseren
Volgende geplande sessies
CONTACTPERSOON
